ASSURER UN ACCUEIL DE QUALITÉ:
• Assurer un premier contact vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes.
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques
ASSURER LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION:
• Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers
• Assurer la production des supports et mettre en forme les documents
• Coordonner et faciliter la circulation de l’information entre les différentes entités du service
• Enregistrer et diffuser le courrier (décisions, notes de services, contrats internes et externes, etc.)
ORGANISER LES RÉUNIONS / DÉPLACEMENTS / SÉMINAIRES:
• Programmer les instances de direction et les organiser
• Préparer les réunions et constituer les dossiers s'y rattachant
• Identifier et proposer les prestataires et lieux de l’événement dans le respect du cadre budgétaire
• Effectuer des prises de notes et formaliser les comptes rendus des réunions
• Gérer le planning et les déplacements du Directeur/trice du service et coordonner le planning des équipes
CONTRIBUER AU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE:
• Contribuer/Suivre le budget de fonctionnement du service
• Participer à la certification des factures
• Passer et réceptionner les commandes en lien avec le service Achats
