FonctionASSISTANT(E) DE DIRECTION III.3 (H/F)

Contribuer au bon fonctionnement du service en anticipant les besoins

Analyser et traiter les flux d’information entrants et sortants quel que soit le canal en identifiant les bons interlocuteurs et en assurant la traçabilité

Faciliter la circulation et le partage de l’information entre les différentes entités du service sur les différents canaux de communication, dans le respect de la confidentialité

Participer aux Comités de Directions et réaliser et suivre les relevés de décisions

Selon les organisations, assurer une gestion RH  et budgétaire de premier niveau

Assurer l’interface  avec les Services Généraux

Selon les organisations, assurer un secrétariat partagé entre plusieurs directeurs ou responsables

Proposer des solutions en cas de difficulté rencontrée (non respect des délais, risque lié à l’organisation d’un évènement…)

Assurer et coordonner la relation client interne / externe

Assurer un premier contact vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes

Réceptionner les sollicitations des clients internes/externes quel que soit le canal et les orienter vers le bon interlocuteur, dans le respect de la confidentialité

Organiser les réunions / déplacements / séminaires

Gérer le planning et les déplacements du manager du service/du pôle/du service

Préparer les dossiers et organiser les réunions

Identifier et proposer les prestataires et lieux des évènements dans le respect du cadre budgétaire

Programmer les instances de direction et les organiser

Selon les organisations, organiser et préparer les évènements et les manifestations et gérer les imprévus

Etre force de proposition sur l’amélioration de la qualité de l’environnement de travail

Accompagner les transformations de l’organisation

Participer aux évolutions de son environnement de travail ou d’organisation en interne ou en externe en lien avec l’exercice de son métier

Accompagner son Manager et l’équipe dans le déploiement de nouveaux outils et usages numériques

Développer le mode de travail collaboratif et diffuser les bonnes pratiques afférentes