FonctionSECRETAIRE DE DIRECTION II.2 (H/F)

Raisons d'être

Dans le respect des exigences de confidentialité, assister un manager, un service, ou un département en termes d’organisation, de planning et de mise en forme de présentation et assurer l’accueil d’interlocuteurs internes et externes.

Missions

Assurer la gestion des dossiers et des évènements/Contribuer au bon fonctionnement du service en anticipant les besoins

Réaliser les activités administratives (photocopies, fournitures) et gérer le flux

Enregistrer et diffuser le courrier

Réaliser des prises de notes et/ou formaliser des comptes rendus de réunion

Orienter et filtrer les appels

Selon les organisations, assurer une gestion RH de premier niveau (congés, absence,…)

Assurer l’interface  avec les Services Généraux

Effectuer le classement et le tri des dossiers

Saisir les documents et /ou les mettre en forme

Selon les organisations, assurer un secrétariat partagé entre plusieurs directeurs ou responsables

Assurer et coordonner la relation client interne/externe

Assurer un premier contact vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes

Réceptionner les sollicitations des clients internes/externes quel que soit le canal et les orienter vers le bon interlocuteur, dans le respect de la confidentialité

Organiser les réunions / déplacements / séminaires

Gérer le planning et les déplacements du manager du service / du pôle / du service

Préparer les dossiers et organise les réunions

Selon les organisations, organiser et préparer les évènements et les manifestations

Accompagner les transformations de l’organisation

Participer aux évolutions de son environnement de travail ou d’organisation en interne ou en externe en lien avec l’exercice de son métier

Compétences

Les offres de formation

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