Développement et pilotage de l’activité
Réalise le suivi quotidien de l’activité des services liés à la gestion documentaire et analyse les priorités.
Assure un contrôle des actions réalisées par les agents et met en œuvre des actions correctives suite aux anomalies constatées.
Garantit la bonne gestion des documents (collecte, destruction,…).
De par son expertise, assure les analyses de cas complexes et apporte son appui aux agents pour mettre à disposition les pièces réclamées.
Gère l’optimisation des linéaires et réalise le suivi de la cartographie des rayonnages.
Accompagne les agents dans leur démarche et dans la gestion de situations délicates avec les clients internes de La Banque Postale.
Etablit le suivi de son activité (tableau de bord) et contribue à l'alimentation en informations du système de pilotage
S’assure du respect de la conformité des opérations, dans le cadre du contrôle interne
Garantit le respect des procédures de son service et propose des actions correctrices à mettre en place.
Veille à l’application de la réglementation pour la mise en œuvre de la Politique Générale d’Archivage de La Banque Postale et des règles de déontologie professionnelle aux membres du service et aux personnels temporaires.
Organisation et gestion de l’équipe
Assure les actes de management d’accompagnement individuels et collectifs de ses collaborateurs.
Organise le travail des agents en fonction des flux de documents et garantit les délais et la qualité de service.
Planifie et anticipe l’activité en fonction des temps forts prévus et des périodes de congés.
Alimente les tableaux internes aux services des différents sites (tableau de congés, tableau de service, tableau de rotation du personnel, tableau du suivi des activités) et gère l’affectation des personnes.
Prend les décisions de son niveau en ce qui concerne les opérations soumises à décision.
Veille au respect de l’application des règles prescrites en matière de santé et sécurité au travail
Assure des animations fonctionnelles sur l’approfondissement des connaissances nécessaires au bon fonctionnement de son équipe, et assure l’information montante et descendante.
Participe à la définition et à la mise en œuvre des actions de changement
Participe à la mise en place des changements au sein de son équipe ,
Selon les organisations, s’appuie sur le gestionnaire documentaire II.3 pour identifier les actions de changement.
Participe à des groupes de travail nationaux ou locaux destinés à définir ou mettre en œuvre les changements, participe notamment aux réunions d'étude et d'analyse des nouvelles procédures avec les interlocuteurs concernés ,
Activités en qualité de référent/expert – Niveau III.2 – Selon les organisations :
Est référent/expert auprès des chefs d’équipe gestion documentaire, dans le cadre de l’appropriation de techniques managériales telles que l’animation de réunions, réalisation d’entretiens, accompagnement du changement généré par le déploiement des projets
Participe à la priorisation des activités, repère les facteurs de risques, les évalue et rend les arbitrages en cas d’incident
Participe aux réunions d’études et d’analyses des nouvelles procédures avec les interlocuteurs concernés
A un rôle d’expertise sur le domaine de la gestion documentaire vis-à-vis des collaborateurs et chefs d’équipe
Veille au respect de l’application de règles prescrites en matière de santé et sécurité au travail ainsi qu’à l’organisation et diffusion de l’information SST au sein du service Gestion documentaire
